Til toppen
Et bryllyp hos Sentralen

Personvernerklæring

Oppdatert 19. juli 2024.

Hva er denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen inneholder informasjon omhvordan Sentralen behandler personopplysninger som Sentralen samler inn oglagrer. Erklæringen gir informasjon om hvilke opplysninger som samles inn,hvordan disse samles inn, formålet med innsamlingen og det rettslige grunnlaget(behandlingsgrunnlaget) for innsamlingen. Erklæringen inneholder ogsåinformasjon om dine rettigheter.

Har du spørsmål om hvordan vi behandler dinepersonopplysninger eller ønsker å komme i kontakt med oss, finner dukontaktinformasjonen nedenfor.

Sentralen Oslo AS

Øvre Slottsgate 3

0157 Oslo

Organisasjonsnummer: 916 763 867

E-postadresse: post@sentralen.no

Telefonnummer: 22 47 25 00

Hvem gjelder erklæringen for

Denne personvernerklæringen gjelder for:

  • Personer som sender forespørsler på leie av lokaler hos Sentralen,
  • Personer som leier lokaler hos Sentralen, og aktiviteter knyttet til utleie av lokaler,
  • Personer som leier kontorplass på Sentralen,
  • Besøkende og publikum i Sentralens lokaler,
  • Aktiviteter knyttet til salg og booking,
  • Aktiviteter tilknyttet planlegging og produksjon av arrangementer,
  • Aktiviteter tilknyttet markedsføring og salg av billetter.

Om Sentralen Oslo AS

Sentralen Oslo AS er virksomheten som driverarrangementshuset Sentralen, på vegne av Sparebankstiftelsen DNB. Sparebankstiftelsen DNB gir bidrag til allmennyttige formål, og er en uavhengig stiftelse, med flere datterselskaper. Datterselskapet Sentralen Oslo AS er driftsselskapet som driver arrangementshuset Sentralen. Datterselskapet Øvre Slottsgate 3 AS er et eiendomsselskap som eier bygningene Sentralen befinner seg i. Sparebankstiftelsen Dnb er ene-eier av Sentralen Oslo AS og Øvre Slottsgate 3 AS. Selskapet Sentralen Oslo AS imøtekommer deler av formålet til Sparebankstiftelsen. Sentralen ligger i sentrum av Oslo, i Kvadraturen. Sentralen leier ut møterom og lokaler til alle virksomheter, men har også et tydelig formål om å legge til rette for kulturproduksjon og samfunnsinnovasjon. Sentralen er også kontorfellesskap for nesten 400 mennesker som jobber innenfor de to formålene. Selskapet SoCentral AS fremleier kontorplasser til sosiale entreprenører i to av etasjene til det ene bygget til Sentralen. Sentralen leier selv ut kontorplasser til kulturprodusenter i to etasjer i det ene bygget. I tillegg leier Sentralen Mat AS lokaler til kafe og restaurant, og tilbyr catering og barer i hele bygget.

Behandlingsansvarlig

Sentralen Oslo AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger.

I tilfeller der opplysningene også behandles av databehandlere vil dette være spesifisert.

Hvordan vi samler inn personopplysninger

Samtlige personopplysninger blir innhentet av den enkelte person, ved innsendelse av informasjon, med unntak av eventuell supplementeringsinformasjon, som blir hentet fra den offentlige kilden Brønnøysundregistrene via brreg.no.

Det lagres ikke sensitive personopplysninger.

Hvordan vi bruker personopplysninger

Vi bruker kun personopplysninger til formålene som er beskrevet nedenfor.

Personopplysningene blir jevnlig oppdatert.

Sentralen lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som nødvendig ut fra formålet med behandlingen, eller som det foreligger lovbestemt oppbevaringsplikt for.

Hvordan vi samler inn personopplysninger

  • Gjennom innsending av e-post,
  • Gjennom telefonsamtaler,
  • Gjennom innsending av programskjema,
  • Gjennom innsending av forespørselskjema,
  • Ved direkte booking av møterom i online booking,
  • Ved innsending av skjema via Aktiv i Oslo,
  • Ved innsending av skjema via selskapslokaler.no,
  • Ved innsending av skjema gjennom konferanse.no,
  • Ved samtykke til mottakelse av nyhetsbrev om arrangementer på Sentralen,
  • Ved billettkjøp.

Ved booking og planlegging av arrangementer

SuperOffice/Priava

Sentralen bruker CRM-systemet SuperOffice og bookingsystemet Priava Momentus til booking og produksjon av arrangementer og bookinger.

SuperOffice Norge AS, og Ungerboeck Systems International, LLC er databehandlere av personopplysningene som lagres i systemene.

Sentralen.no og programskjema.sentralen.no

Sentralen bruker plattformen Webflow til nettsidenesentralen.no og programskjema.sentralen.no, og drifter, vedlikeholder og utvikler disse nettsidene på egenhånd.

Webflow Inc. er databehandler av personopplysningene som sendes inn via skjemaer på disse nettsidene.

GetAccept

Sentralen bruker plattformen GetAccept for digital underskrift på kontrakter.

GetAccept Inc. er databehandler av personopplysningene som registreres på plattformen av Sentralen.

Tixly

Sentralen bruker Tixly som plattform for billettsalg.

Tix EU ehf er databehandlere av personopplysninger som Sentralen registrerer i plattformen.

Rettslig grunnlag

Personopplysningene samles for å oppfylle en avtale.

Formålet med lagringen av personopplysningene

SuperOffice

  • Registrere og besvare henvendelser/forespørslersom har kommet gjennom e-post, forespørselskjema og telefon,
  • Sende tilbud på leie av lokaler,
  • Sende bookingbekreftelser og kontrakter,
  • Følge opp kundeforholdet,
  • Utføre kundeservice,
  • Planlegge og produsere arrangementer og bookinger,
  • Sørge for kontinuitet ved kundeforholdet,
  • og at booking- og produksjonshistorikk kan overleveres mellom ansatte.

Priava

  • Planlegge bookinger/arrangementer i samarbeid med kunden,
  • Lagre kjøreplaner,
  • Registrere bestillinger av teknikk, servering og annet relatert til arrangementet/bookingen,
  • Lage salkart/lister over allergier og matpreferanser, for å kunne servere riktig mat,
  • Levere bestilte tjenester,
  • Produsere bestillingsbekreftelser/proformafakturaer,
  • Sende fakturagrunnlag for leie av lokaler, servering, teknikk, bemanning og andre tjenester til Visma Business,
  • Produsere anonymisert statistikk og analyse til forretningsutvikling.

Tixly og programskjema – arrangør

  • Opprette bruker i Tixly med tilgang tilarrangementet den er arrangør for:
    • Antall solgte billetter,
    • Anonymisert geografisk rapport overbillettkjøpere.
  • Kontakte arrangør for å tydeliggjøre innsendtinformasjon, rette feil, dobbeltsjekke etc.
  • Levere avtalte billettsalgstjenester,
  • Sende bekreftelser på e-post når billetter er i salg,
  • Sende salgsrapporter med antall solgte billetter og geografisk rapport over billettkjøpere som skal brukes til å fakturere billettinntekter, om kunden ikke får ut denne selv.

GetAccept

  • Sende kontrakter på leieforholdet,
  • Sende kontrakter på,
  • Lagre underskrevne kontrakter.

Hvordan personopplysningene samles inn

  • Når vi mottar forespørsler på leie av lokalergjennom forespørselskjema på nettsiden,
  • Når vi mottar forespørsler på leie av lokaler på e-post,
  • Når vi mottar forespørsler på leie av lokaler via telefon,
  • Når vi mottar direkte bookinger av møterom i vår online bookinger,
  • Når personer melder seg på vårt nyhetsbrev angående publikumsarrangementer,
  • Når kunder samtykker til å motta nyhetsbrev medmarkedsføring, tilbud og informasjon.
  • Når arrangører fyller ut programskjema påprogramskjema.sentralen.no.
  • Når vi mottar kjøreplaner som inneholderpersonopplysninger.

Hvilke opplysninger samles inn

For henvendelser fra personer i forlengelse av en bedrifteller organisasjon samler vi inn følgende personopplysninger:

SuperOffice

-         Organisasjonsnavn

-         Fakturaadresse, postnummer, sted, land

-         Organisasjonsnummer

-         E-postadresse for faktura

-         Ansatte:

o  Fornavn og etternavn

o  E-postadresse

o  Telefonnummer

o  Stillingstittel - (om den står i e-postsignatur)

-         E-postkorrespondanse som omhandler forespørsler,bookinger, bekreftelse og planlegging av booking/arrangement.

-         Kontrakt

For henvendelser fra privatpersoner samler vi inn følgendepersonopplysninger:

-         Fornavn og etternavn

-         Adresse, postnummer, sted, land

-         E-postadresse

-         Telefonnummer

-         E-postkorrespondanse

-         Kontrakt

Alle forespørsler og bookinger registreres også i Sentralensbookingsystem. I bookingsystemet samler vi inn følgende personopplysninger:

Priava

-         Organisasjonsnavn – synkroniseres fraSuperOffice

-         Fakturaadresse, postnummer, sted, land –synkroniseres fra SuperOffice

-         Organisasjonsnummer – synkroniseres fraSuperOffice

-         E-postadresse for faktura – synkroniseres fraSuperOffice

-         E-postkorrespondanse- lagres automatisk ome-post sendes fra Priava

-         Fakturakopier

-         Referanse for faktura

-         Ansatte:

o  Fornavn og etternavn – synkroniseres fraSuperOffice

o  E-postadresse – synkroniseres fra SuperOffice

o  Telefonnummer – synkroniseres fra SuperOffice

o  E-postkorrespondanse – lagres automatisk ome-post sendes fra Priava

For bookinger som krever en underskrevet kontrakt senderSentralen kontrakter gjennom plattformen GetAccept. I GetAccept samler vi innfølgende personopplysninger om personen som skal underskrive:

-         Fornavnog etternavn,

-         E-postadresse,

-         Mobilnummer.

For bookinger som velger å selge billetter gjennom billettplattformenTixly samler vi inn følgende personopplysninger

Tixly

-         Fornavn og etternavn på kontaktperson (er) somer arrangør,

-         E-postadressepå kontaktperson(er) som er arrangør,

-         Mobilnummerpå kontaktperson(er) som er arrangør.

 

Fra personer som melder seg på nyhetsbrev for informasjon om Sentralen

Sentralen bruker CRM-systemet SuperOffice til å sendeinformasjon om Sentralen til personer som er lagret i systemet, om personen samtykkertil dette.

Rettslig grunnlag

Samtykke.

Formål

Å sende relevant informasjon til personen. Kategoriene medinformasjon er:

·        Informasjonom våre leieordninger med rabatterte priser,

·        Nyheter,oppdateringer og informasjon,

·        Sesongtilbud,rabatter og eksklusive tilbud,

·        Kundeundersøkelser.

Hvordan samles opplysningene inn

E-postadressen samles inn ved at personen får en e-post nården blir registrert i systemet, med en link til en egen nettside fore-postpreferanser. Personen velger selv hvilke e-poster den ønsker å motta på dennenettsiden.

Det vil være en personlig link til nettsiden fore-postpreferanser i alle e-poster som personen har samtykket til, der personennår som helt kan endre preferansene.

Opplysninger som samles inn

-         Navn,

-         E-postadresse,

-         Preferanser.

Overvåkingskamera i gata

Sentralen har 10 overvåkningskameraer som filmer fortaueneutenfor Sentralen, og egen eiendom, slik som varelevering og bakgård.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse.

Formål

-         Avskrekkende effekt,

-         Forebygging og oppklaring av straffbarehandlinger fordi det er stor fare for kriminalitet,

-         Beskytte bygningen mot innbrudd, tyveri ellerhærverk ved tydelig overvåkning.

Hvordan personopplysningene samles

Opptakene samles ved hjelp av x overvåkningskameraerplassert på Sentralens fasade.

Av billettkjøpere

Sentralen bruker billettplattformen Tixly for salg avbilletter. Ikke alle arrangører på Sentralen velger å bruke Tixly sombillettleverandør.

Sentralens vilkår og betingelser for bruk av Tixly er her: https://tix.no/nb/sentralen/lightbox/termsandconditions/

Tixlys egen personvernerklæring er her: https://tix.no/nb/sentralen/lightbox/privacypolicy/

Rettslig grunnlag

For å oppfylle en avtale.

Billettkjøpere har også mulighet til å samtykke tilnyhetsbrev fra Sentralen ved kjøp av billetter gjennom Tixly. Dette samtykketkan trekkes tilbake når som helst, ved å klikke på en link nederst inyhetsbrevet.

Formålet med lagringen av personopplysningene

Tixly –billettkjøper

-         Behandle billettkjøp,

-         Sende bestillingsbekreftelser og kjøptebilletter på e-post,

-         Å sende informasjon og påminnelser omarrangementet det er kjøpt billetter til på e-post og/eller sms,

-         Å importere e-postadresser som har samtykket tilnyhetsbrev til nyhetsbrevplattformen Make,

-         Gi kundestøtte og kundeservice,

-         Lage statistikk og analyser over demografien tilbillettkjøpere,

-         Refundere billettkjøp,

-         Å endre eller flytting av billetter.

Hvordan samles opplysningene inn

Opplysningene samles inn ved at billettkjøpere selv senderinn informasjon i billettkjøpsprosessen på internett. Opplysningene samles innbåde ved opprettelse av egen profil med eget passord, og uten opprettelse avprofil.

Om billettene selges i døren på Sentralen, er det Sentralensansatte som registrerer informasjonen basert på informasjon som gis muntlig avbillettkjøperen.

Opplysninger som samles inn

-         Fornavn og etternavn,

-         E-postadresse,

-         Adresse, postnummer, sted, land

-         E-postadresse,

-         Mobilnummer,

-         Kjønn

Fra personer som melder seg på nyhetsbrev om arrangementer på sentralen

Sentralen bruker plattformen Make for å sende nyhetsbrev omarrangementer til personer som samtykker til mottak av e-poster. Nyhetsbrev omarrangementer sendes ukentlig. Nyhetsbrev kan også inneholde informasjon omandre tilbud på Sentralen.

Databehandler for personopplysningene som samles inn er MakeAS.

Rettslig grunnlag

Samtykke

Formål

Å sende nyhetsbrev med informasjon om publikumsarrangementerog annen publikumsrettet, og besøksrettet informasjon gjennom plattformen Make.Informasjonen kan være om arrangementer, serveringstilbud og nyheter tilpassetprivatpersoner og publikummere.

Hvordan samles opplysningene inn

Opplysningene samles inn på to måter:

1.     E-postadressen samles inn ved at du skriver dine-postadresse inn i feltet for påmelding, og klikker «Meld meg på». Dasamtykker du i å motta nyhetsbrev fra oss. Det er frivillig å oppgie-postadressen din til dette formålet. Du kan når som helst melde deg avnyhetsbrevet, ved å klikke på en link nederst i e-postene som du mottar.E-postadressen deles ikke med en tredjepart/andre.

eller

2.     Ved at du huker av for at du samtykker tilmottakelse av nyhetsbrev når du kjøper en billett på billettplattformen Tixly.

Samtykket til å motta nyhetsbrev kan kun brukes til dettespesifikke formålet.

Opplysninger som samles inn

-         Navn,

-         E-postadresse,

-         Interesser.

Fra personer som kommer på besøk til leietakere

Sentralen bruker besøkssystemet onVisit for registrering avbesøkende. Det er frivillig å registrere sitt besøk på Sentralen. Registreringenmedfører at personen du skal besøke får en sms på sin mobiltelefon med beskjedom at den har fått besøk.

Rettslig grunnlag

Samtykke

Formål

-         For at besøkende skal kunne gi beskjed om at deer ankommet til personen de skal besøke.

Hvordan opplysningene samles inn

Opplysningene samles inn av deg, ved at du selv registrererdisse i systemet.

Opplysningene som samles inn

-          Fornavnog etternavn,

-          Organisasjonsnavn,

-          Mobilnummer

Lagring

Informasjonenslettes umiddelbart fra systemet. Meldingen til personen du skal besøke blirlagret på vedkommendes telefon, til den selv bestemmer å slette dette. Beskjedeninneholder ditt navn, ditt organisasjons/bedriftsnavn og telefonnummer.

Fra leietakere av kontorplass på Sentralen og hos SoCentral

Sentralen bruker Microsoft Active Directory for å håndterebrukere, brukerrettigheter, ressurskontroll og autentisering av maskiner ogbrukere.

Sentralen bruker systemet MainManager for å håndtereleiekontrakter og fakturering av disse.

Garnes Data er databehandlere for Sentralen gjennom åadministrere Active Directory.

Rettslig grunnlag

For å oppfylle en avtale

Formål

-         Administrere leiekontrakter,

-         For å fakturere husleie og felleskostnader,

-         Gi tilgang til å booke møterom ikontorfellesskapene og møterom 206,

-         Registrere personen i besøksystemet onVisit slikat besøkende kan gi beskjed om at de er ankommet.

-         Opprette personen i Active Directory for å fåtilgang til internett, printing og booking av møterom i kontorfelleskapene ogmøterom 206.

-         Opprette nøkkelkort i Esmi Access slik atpersonen har tilgang til bygningen.

-         Sørge for korrekt tilgang til ulike dører.

Hvordan samles opplysningene

Opplysningene samles inn ved at leietakere sender disse innpå leiekontrakten med Sentralen.

Opplysninger som samles inn

Active Directory

-         Organisasjonsnavn,

-         Fornavn,

-         Etternavn,

-         E-post,

-         Telefonnummer.

MainManager (delvis synkronisert med AD)

-         Organisasjonsnavn – fra AD

-         Organisasjonsnummer,

-         E-postadresse for faktura,

-         Fakturaadresse, postnummer, sted, land,

-         Ansatte:

o  Fornavnog etternavn – fra AD,

o  E-postadresse – fra AD,

o  Telefonnummer – fra AD

onVisit (synkronisert med AD)

-         Fornavn og etternavn,

-         Organisasjonsnavn.

-         Mobilnummer

Esmi Access

-         Fornavn,

-         Etternavn,

-         Organisasjonsnavn,

-         Telefonnummer

Google Analytics / Nettstatistikk

Sentralen samleravidentifiserte opplysninger om besøkende på sentralen.no gjennomanalyseverktøyet Google Analytics. Opplysningene som behandles eravidentifisert og aggregert. Det er ikke mulig å spore opplysningene tilbaketil den enkelte bruker.

Rettslig grunnlag

Berettigetinteresse

Formål

-         Utarbeidestatistikk som brukes til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet pånettstedet.

-         Lagestatistikk på antall besøk på ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilkenettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som brukes.

Dine rettigheter

Du har krav på innsyn i personopplysningene vi harregistrert om deg, og retting av opplysningene om de er feil. Du har også retttil å kreve at opplysningene blir slettet, eller at vi begrenser hva slagsopplysninger vi registrerer om deg. Du har også rett til å protestere mot at vibehandler dine personopplysninger. Du kan også be om at vi sender degpersonopplysningene som vi behandler om deg. Henvendelser om dine rettigheterkan sendes til post@sentralen.no. Vi vilsvare på dine henvendelser innen 30 dager.

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i stridmed gjeldende regler eller vilkårene i denne personvernerklæring kan du ogsåkontakte har Datatilsynet: www.datatilsynet.no.

Sletting og arkivering av personopplysninger
Personopplysninger vi har behandlet i forbindelse med booking av lokaler, ogplanlegging av arrangementer lagres i 5 år.

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til åbevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav.

Hvordan vi sikrer dine personopplysninger

Sentralen gjør sikkerhetstiltak av IT-struktur, og krav tilleverandører og databehandlere. Sentralen sørger for best muliginformasjonssikkerhet med hensyn til behandling av personopplysninger.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter
Vi vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utleverepersonopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det.

Apeland AS

Apeland AS er Sentralens leverandør av konsulenttjenesterinnenfor markedsføring og kommunikasjon. Apeland AS er en av Sentralensdatabehandlere. Sentralens databehandlere behandler personopplysninger etterinstruks fra Sentralen, og kan ikke bestemme formålet med behandlingen, ellerutnytte dine personopplysninger til et annet formål.

SentralenMat AS

Sentralen samarbeider med Sentralen Mat AS om å leveretjenester avtalt med kunder som booker lokaler på Sentralen. Sentralen Mat ASleverer catering og servering til arrangementer på Sentralen.

 

Hvor lenge vi lagrer personopplysninger

Sentralen lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som nødvendig utfra formålet med behandlingen, eller som det foreligger lovbestemtoppbevaringsplikt for.

 

Endringer i personvernerklæringen

Sentralen viljevnlig evaluere og endre personvernerklæringen, slik at den er oppdatert,enkel å forstå og i tråd med personvernforordningen.

Når vi oppdaterer personvernerklæringen,vil dato for oppdatering komme tydelig frem i denne erklæringen.