Hva er denne personvernreklæringen

Denne personvernerklæringen inneholder informasjon omhvordan Sentralen behandler personopplysninger som Sentralen samler inn og lagrer. Erklæringen gir informasjon om hvilke opplysninger som samles inn, hvordan disse samles inn, formålet med innsamlingen og det rettslige grunnlaget (behandlingsgrunnlaget) for innsamlingen. Erklæringen inneholder også informasjon om dine rettigheter.

Har du spørsmål om hvordan vi behandler dinepersonopplysninger eller ønsker å komme i kontakt med oss, finner dukontaktinformasjonen nedenfor.

Sentralen Oslo AS

Øvre Slottsgate 3

0157 Oslo

Organisasjonsnummer: 916 763 867

E-postadresse: post@sentralen.no

Telefonnummer: 22 47 25 00

Hvem gjelder erklæringen for

Denne personvernerklæringen gjelder for:

• Personer som sender forespørsler på leie av lokaler hos Sentralen,
• Personer som leier lokaler hos Sentralen,
• Personer som leier kontorplass på Sentralen,
• Besøkende og publikum i Sentralens lokaler,
• Aktiviteter knyttet til salg og booking,
• Aktiviteter tilknyttet planlegging og produksjon av arrangementer,
• Aktiviteter tilknyttet markedsføring og salg av billetter,
• Aktiviteter knyttet til utleie av lokaler, planlegging og produksjon av arrangementer, salg av billetter og markedsføring.

Om Sentralen Oslo AS

Sentralen Oslo AS er virksomheten som driver arrangementshuset Sentralen, på vegne av Sparebankstiftelsen DNB. Sparebankstiftelsen DNB gir bidrag til allmennyttige formål, og er en uavhengig stiftelse, med flere datterselskaper. Datterselskapet Sentralen Oslo AS er driftsselskapet som driver arrangementshuset Sentralen. Sentralen ligger i sentrum av Oslo, i Kvadraturen. Sentralen leier ut møterom og lokaler til alle virksomheter, men har også et tydelig formål om å legge til rette for kulturproduksjon og samfunnsinnovasjon. Sentralen er også kontorfellesskap for nesten 400 mennesker som jobber innenfor de to formålene. Selskapet SoCentral AS fremleier kontorplasser til sosiale entreprenører i to av etasjene til det ene bygget til Sentralen. Sentralen leier selv ut kontorplasser til kulturprodusenter i to etasjer i det ene bygget. I tillegg leier Sentralen Mat AS lokaler til kafe og restaurant, og tilbyr catering og barer i hele bygget.

Behandlingsansvarlig

Sentralen Oslo AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger.

I tilfeller der opplysningene også behandles avdatabehandlere vil dette være spesifisert.

Hvordan vi samler inn personopplysninger

Samtlige personopplysninger blir innhentet av den enkelte person, ved innsendelse av informasjon.

Det lagres ikke sensitive personopplysninger.

Hvordan vi bruker personopplysninger

Vi bruker kun personopplysninger til formålene som er beskrevet nedenfor.

Personopplysningene blir jevnlig oppdatert.

Sentralen lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som nødvendig ut fra formålet med behandlingen, eller som det foreligger lovbestemt oppbevaringsplikt for.

Hvordan vi samler inn personopplysninger

• Innsending av e-post,
• Gjennom telefonsamtaler,
• Innsending av programskjema,
• Innsending av forespørselskjema,
• Direkte booking av møterom i online booking,
• Innsending av skjema via Aktiv i Oslo,
• Innsending av skjema via selskapslokaler.no,
• Innsending av skjema gjennom konferanse.no,
• Innsending av e-post i forbindelse med samtykke til mottak av nyhetsbrev,
• Ved billettkjøp.

For booking og planlegging av arrangementer

Sentralen bruker CRM-systemet SuperOffice og bookingsystemet Priava Momentus til booking og produksjon av arrangementer og bookinger.

SuperOffice Norge AS, og Ungerboeck Systems International, LLC er databehandlere av personopplysningene som lagres i systemene.

Sentralen bruker plattformen Webflow til nettsidenesentralen.no og programskjema.sentralen.no, og drifter, vedlikeholder og utvikler disse nettsidene på egen hånd.  

Webflow Inc. er databehandler av personopplysningene som sendes inn via skjemaer på disse nettsidene.

Sentralen bruker plattformen GetAccept for digital underskrift på kontrakter.

GetAccept Inc. er databehandler av personopplysningene som registreres på plattformen av Sentralen.

Sentralen bruker Tixly som plattform for billettsalg.

Tix EU ehf er databehandlere av personopplysninger som Sentralen registrerer i plattformen.

Rettslig grunnlag

Personopplysningene samles for å oppfylle en avtale.

Formålet med lagringen av personopplysningene

SuperOffice

• Registrere og besvare henvendelser/forespørsler som har kommer gjennom e-post, forespørselskjema og telefon,
• Sende tilbud på leie av lokaler,
• Sende bookingbekreftelser og kontrakter,
• Følge opp kundeforholdet,
• Gi kundeservice,
• Planlegge og produsere arrangementer og bookinger,
• Sørge for kontinuitet ved kundeforholdet.

Priava Momentus

• Planlegge bookinger/arrangementer i samarbeid med kunden,
• Registrere bestillinger av teknikk, servering og annet relatert til arrangementet/bookingen,
• Levere bestilte tjenester,
• Produsere bestillingsbekreftelser/proforma fakturaer,
• Sende fakturagrunnlag for leie av lokaler, teknikk, servering og andre tjenester til Visma Business,
• Produsere anonymisert statistikk og analyse til forretningsutvikling.

Tixly og programskjema – arrangør

• Opprette bruker i Tixly med tilgang til arrangementet den er arrangør for: antall solgte billetter og anonymisert geografisk rapport overbillettkjøpere.
• Kontakte arrangør for å tydeliggjøre innsendt informasjon, rette feil, dobbeltsjekke og lignende,
• Levere avtalte billettsalgstjenester,
• Sende bekreftelser på e-post når billetter er i salg,
• Sende salgsrapporter med antall solgte billetter og geografisk rapport over billettkjøpere som skal brukes til å fakturere billettinntekter, om kunden ikke får ut denne selv.

GetAccept

• Sende kontrakter på leieforholdet,
• Lagre underskrevne kontrakter.

Hvordan opplysningene samles inn

• Når vi mottar forespørsler på leie av lokaler gjennom forespørselskjema på nettsiden,
• Når vi mottar forespørsler på leie av lokaler på e-post,
• Når vi mottar forespørsler på leie av lokaler via telefon,
• Når vi mottar direkte bookinger av møterom i vår online bookinger,
• Når personer melder seg på vårt nyhetsbrev angående publikumsarrangementer,
• Når kunder samtykker til å motta nyhetsbrev med markedsføring, tilbud og informasjon,
• Når arrangører fyller ut programskjema på programskjema.sentralen.no.

Hvilke opplysninger samles inn

For henvendelser fra personer i forlengelse av en bedrift eller organisasjon samler vi inn følgende personopplysninger:

• Organisasjonsnavn,
• Fakturaadresse, postnummer, sted, land,
• Organisasjonsnummer,
• E-postadresse for faktura,
• Om ansatte: fornavn og etternavn, e-postadresse, telefonnummer, stillingstittel (om den står i e-postsignatur),
• E-postkorrespondanse,
• Kontrakt.

For henvendelser fra privatpersoner samler vi inn følgende personopplysninger:

• Fornavn og etternavn,
• Adresse, postnummer, sted og land,
• E-postadresse,
• Telefonnummer,
• E-postkorrespondanse,
• Kontrakt.

Alle forespørsler og bookinger registreres også i Sentralens bookingsystem. I bookingsystemet samler vi inn følgende personopplysninger:

Priava

• Organisasjonsnavn,
• Fakturaadresse, postnummer, sted, land,
• Organisasjonsnummer,
• E-postadresse for faktura,
• E-postkorrespondanse - lagres automatisk om e-post sendes fra Priava
• Ansatte: fornavn og etternavn, e-postadresse, telefonnummer, e-postkorrespondanse

For bookinger som krever en underskrevet kontrakt sender Sentralen kontrakter gjennom plattformen GetAccept. I GetAccept samler vi inn følgende personopplysninger om personen som skal underskrive:

GetAccept

• Fornavn og etternavn,
• E-postadresse,
• Mobilnummer.

For bookinger som velger å selge billetter gjennom billettplattformen Tixly samler vi inn følgende personopplysninger:

Tixly

• Fornavn og etternavn på kontaktperson (er) som er arrangør,
• E-postadresse på kontaktperson(er) som er arrangør,
• Mobilnummer på kontaktperson(er) som er arrangør.

For kunder som har booket eller leid et lokale på Sentralen

Personopplysninger om kunder som har booket eller leid et lokale på Sentralen blir lagret i Sentralens CRM-system. Gjennom denne registreringen kan personene velge å gi sitt samtykke til å motta nyhetsbrev og informasjon på e-post. Samtykket kan trekkes tilbake når som helst, ved å klikke på en link i en av e-postene.

Rettslig grunnlag

Samtykke.

Overvåkingskamera i gata

Sentralen har 10 overvåkningskameraer som filmer fortauene utenfor Sentralen, og egen eiendom, slik som varelevering og bakgård.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse.

Formål

• Avskrekkende effekt,
• Forebygging og oppklaring av straffbare handlinger fordi det er stor fare for kriminalitet,
• Beskytte bygningen mot innbrudd, tyveri eller hærverk ved tydelig overvåkning.

Hvordan personopplysningene samles

Opptakene samles ved hjelp av  overvåkningskameraer plassert på Sentralens fasade.

For billettkjøpere

Sentralen bruker billettplattformen Tixly for salg av billetter. Ikke alle arrangører på Sentralen velger å bruke Tixly som billettleverandør. For arrangører som ikke bruker Tixly vil dette fremkomme i billettkjøpsprosessen.

Sentralens vilkår og betingelser for bruk av Tixly finnes på denne linken.

Tixlys egen personvernerklæring finnes på denne linken.

Rettslig grunnlag

For å oppfylle en avtale.

Billettkjøpere har også mulighet til å samtykke til nyhetsbrev fra Sentralen ved kjøp av billetter gjennom Tixly. E-postadressene blir ukentlig importert inn på nyhetsbrevplattformen MailChimp.

Formålet med lagringen av personopplysningene

Tixly – billettkjøper

• Behandle billettkjøp,
• Sende bestillingsbekreftelser og kjøpte billetter på e-post,
• Å sende informasjon og påminnelser om arrangementet det er kjøpt billetter til på e-post og/eller sms,
• Å importere e-postadresser som har samtykket til nyhetsbrev i MailChimp,
• Gi kundestøtte og kundeservice,
• Lage statistikk og analyser over demografien til billettkjøpere,
• Refundere billettkjøp,
• Å endre eller flytte billetter.

Hvordan samles opplysningene inn

Opplysningene samles inn ved at billettkjøpere selv sender inn informasjon i billettkjøpsprosessen på internett. Opplysningene samles inn både ved opprettelse av egen profil med eget passord, og uten opprettelse av profil.

Om billettene selges i døren på Sentralen, er det Sentralensansatte som registrerer informasjonen basert på informasjon som gis muntlig avbillettkjøperen.

Opplysninger som samles inn

• E-postadresse,
• Adresse, postnummer, sted, land
• E-postadresse,
• Mobilnummer,
• Kjønn.

For personer som melder seg på nyhetsbrev

Sentralen bruker plattformen Make for å sende nyhetsbrev til abonnenter som samtykker til mottak av e-poster. Nyhetsbrev om arrangementer sendes ukentlig. Nyhetsbrev om andre tilbud på Sentralen sendes opptil to ganger i måneden.

Databehandler for personopplysningene som samles inn er Make AS.

Rettslig grunnlag

Samtykke

Formål

• Sende nyhetsbrev med informasjon om publikumsarrangementer og annen publikumsrettet, og besøksrettet informasjon gjennom plattformen Make. Informasjonen kan være om arrangementer, serveringstilbud og nyheter tilpasset privatpersoner og publikummere.

Hvordan samles opplysningene inn

E-postadressen samles inn ved at du skriver dine-postadresse inn i feltet for påmelding, og klikker «Meld meg på». Da samtykker du i å motta nyhetsbrev fra oss. Det er frivillig å oppgi e-postadressen din til dette formålet. Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrevet, ved å klikke på en link nederst i e-postene som du mottar. E-postadressen deles ikke med en tredjepart/andre.

Samtykket til å motta nyhetsbrev kan kun brukes til dette spesifikke formålet.

Opplysninger som samles inn:

• Navn,
• E-postadresse,
• Interesser.

For personer som kommer på besøk til leietakere

Sentralen bruker besøkssystemet onVisit for registrering av besøkende. Det er frivillig å registrere sitt besøk på Sentralen. Registreringen medfører at personen du skal besøke får en sms på sin mobiltelefon med beskjed om at den har fått besøk.

Rettslig grunnlag

Samtykke

Formål

• For at besøkende skal kunne gi beskjed om at de er ankommet til personen de skal besøke.

Hvordan opplysningene samles inn

Opplysningene samles inn av deg, ved at du selv registrererdisse i systemet.

Opplysningene som samles inn?

• Fornavn og etternavn,
• Organisasjonsnavn,
• Mobilnummer.

Lagring

Informasjonen slettes umiddelbart fra systemet. Meldingen til personen du skal besøke blir lagret på vedkommendes telefon, til den selv bestemmer å slette dette. Beskjedenvinneholder ditt navn, ditt organisasjons/bedriftsnavn og telefonnummer.

Nettstatistikk

Sentralen samlervavidentifiserte opplysninger om besøkende på sentralen.no gjennomvanalyseverktøyet Google Analytics. Opplysningene som behandles ervavidentifisert og aggregert. Det er ikke mulig å spore opplysningene tilbaketil den enkelte bruker.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse.

Formål

• Utarbeide statistikk som brukes til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet.
• Lage statistikk på antall besøk på ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som brukes.

Dine rettigheter

Du har krav på innsyn i personopplysningene vi har registrert om deg, og retting av opplysningene om de er feil. Du har også rett til å kreve at opplysningene blir slettet, eller at vi begrenser hva slags opplysninger vi registrerer om deg. Du har også rett til  protestere mot at vi behandler dine personopplysninger. Du kan også be om at vi sender deg personopplysningene som vi behandler om deg. Henvendelser om dine rettigheter kan sendes til post@sentralen.no. Vi vil svare på dine henvendelser innen 30 dager.

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med gjeldende regler eller vilkårene i denne personvernerklæring kan du også kontakte har Datatilsynet: www.datatilsynet.no.

Lagring og sletting av personopplysninger

Personopplysninger vi har behandlet i forbindelse med booking av lokaler og planlegging av arrangementer lagres så lenge kundeforholdet er aktivt.

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav.

Sentralen lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som nødvendig utfra formålet med behandlingen, eller som det foreligger lovbestemt oppbevaringsplikt for.

Hvordan vi sikrer dine personopplysninger

Sentralen gjør sikkerhetstiltak av IT-struktur, og krav til leverandører og databehandlere. Sentralen sørger for best mulig informasjonssikkerhet med hensyn til behandling av personopplysninger.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Vi vil ikke dele, selge, overføre eller på noe annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det.

Apeland as

Apeland AS er Sentralens leverandør av konsulenttjenester innenfor markedsføring og kommunikasjon. Apeland AS er en av Sentralensdatabehandlere. Sentralens databehandlere behandler personopplysninger etterinstruks fra Sentralen, og kan ikke bestemme formålet med behandlingen, ellerutnytte dine personopplysninger til et annet formål.

SentralenMat AS

Sentralen samarbeider med Sentralen Mat AS om å levere tjenester avtalt med kunder som booker lokaler på Sentralen. Sentralen Mat AS leverer catering og servering til arrangementer på Sentralen.